Geburtstagskarten im HR-Alltag automatisieren
Geburtstage sind der einfachste Anlass, Mitarbeitenden Wertschätzung zu zeigen – und gleichzeitig der Anlass, der im Tagesgeschäft am häufigsten untergeht. Wer die Karten von Hand vorbereitet, merkt schnell: Es scheitert selten am Budget, sondern an der Erinnerung.
Was automatisiert werden kann
Drei Dinge lassen sich einmal einrichten und laufen danach von allein:
- Der Auslöser: das Geburtstagsdatum aus dem HR-System
- Das Design: eine Vorlage im eigenen Corporate Design
- Der Versand: Druck und Zustellung mit ausreichend Vorlauf
Welche Daten Sie brauchen
Für einen sauberen Ablauf reichen vier Felder je Person: Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Zustelladresse. Wichtig ist, dass die Adresse die private oder die Standortadresse ist – je nachdem, wohin die Karte gehen soll.
Sinnvoll ist außerdem eine Regel für Ein- und Austritte: Wer das Unternehmen verlässt, sollte aus dem Verteiler fallen, bevor die nächste Karte rausgeht.
Vorlauf einplanen
Damit die Karte am Geburtstag im Briefkasten liegt, muss sie einige Tage vorher in den Druck. Ein Vorlauf von rund einer Woche ist in der Praxis ein guter Richtwert.
Persönlich bleiben trotz Automatisierung
Automatisiert heißt nicht unpersönlich. Was hilft:
- Anrede mit Vornamen, wenn das zur Unternehmenskultur passt
- Eine handschriftlich wirkende Unterschrift der Teamleitung
- Ein kurzer Satz statt eines Standardspruchs
Datenschutz nicht vergessen
Geburtsdaten und Privatadressen sind personenbezogene Daten. Klären Sie intern, auf welcher Grundlage sie verarbeitet werden, und geben Sie Mitarbeitenden die Möglichkeit, dem Versand zu widersprechen.
